$Лисогірська ЗОШ І-ІІІ ступенів №1$ - $Лисогірська ЗОШ І-ІІІ ступенів №1$ 
Лисогірська ЗОШ І-ІІІ ступенів №1 Субота, 03.12.2016, 20:44
Вітаю Вас Гість | RSS
За довідками звертатися за телефоном +38 (05161) 6-32-16, або надсилайте листи на e-mail: lysogirska2016@ukr.net Вітаємо переможців районних змагань з тенісу в Чаусово 1
Меню сайту

Категорії розділу
Шкільні новини [409]
Фотоальбоми [0]

Статистика

Онлайн всього: 1
Гостей: 1
Користувачів: 0

Час

Складання плану розподілу робочого часу

Щоб встигнути все ефективно організувати, виконати — працювати з найменшими затратами та найвищими результатами, — необхідно правильно планувати свій робочий час.

Якщо плануванню приділяти хоча б 10 хвилин на день, то можна заощадити до двох годин. Проте це не означає, що чим більше часу ми присвятимо плануванню, тим більше часу заощадимо.

Планування означає підготовку до реалізації цілей і впорядкування часу. Варто щодня складати план розподілу робочого часу. На перший погляд може здатися, що складання плану не лише важливих заходів, але і буденних справ забирає надто багато часу. Однак практичний досвід показує, що час, витрачений на планування, приводить до економії часу в цілому.

Керівник навчального закладу має планувати лише такий обсяг роботи, який справді може виконати за відведений робочий час.

Складаючи план, корисно дотримуватися таких рекомендацій:

  • необхідно чітко окреслити обсяг роботи, яку треба виконати протягом робочого часу;
  • доцільно розділити завдання на довго-, середньо- і короткострокові та визначити їх пріоритетність;
  • потрібно фіксувати не лише дії, а й результати діяльності;
  • слід встановлювати точні терміни виконання кожної справи;
  • варто погоджувати власні плани з планами підлеглих.

Необхідно постійно перевіряти план щодо того, чи можуть ті або ті завдання бути виконані вчасно, і змінювати його, якщо він не дає змогу досягти наміченої цілі до встановленого терміну.

Визначення першочерговості справ

Часто керівник навчального закладу намагається одразу виконати занадто великий обсяг роботи і витрачає час на окремі, часто несуттєві, але, як йому здається, необхідні справи. Звідси — перевантаженість, стрес, неможливість зосередитися на пріоритетних завданнях.

Зрозуміло, що протягом робочого часу керівник навчального закладу має встигати розв’язувати безліч поточних питань, а також послідовно і цілеспрямовано виконувати свої основні функції. Передумовами для досягнення успіху в такій роботі є визначення першочерговості і важливості справ — складання списку пріоритетів — і дотримання їх. Щоб визначити пріоритети, можна скористатися різними способами, зокрема такими, як:

  • класифікація справ за важливістю (співвідношення 80:20);
  • установлення пріоритетів (аналіз АБВ);
  • прискорення аналізу справ (принцип Ейзенхауера);
  • планування резервного часу (співвідношення 60:40,60:20:20);
  • планування часу за допомогою методу «Альп»;
  • визначення мети життя та цілі своєї діяльності (система Франкліна).
«
Класифікація справ за важливістю

Простий спосіб класифікувати справи за важливістю випливає із тези, запропонованої відомим італійським економістом Вільфредо Парето: 20% усіх справ дають 80% результатів, а 80% важливої роботи виконують за 20% робочого часу.

Тому, переглядаючи список справ, керівник навчального закладу має виділити ті 20% завдань, які є найбільш важливими і які дають максимальний результат, а тому потребують особливої уваги.

Пріоритетна справа, завдання чи мета визначається на підставі двох критеріїв:

1. Критерій терміновості.
2. Критерій важливості.

Термінова справа — це справа, в якої є чітко зафіксований термін і ми не можемо на нього вплинути.

Важлива справа — це справа, виконання якої дуже сильно просуває нас до головної стратегічної цілі.

Тобто, щоб визначити, пріоритетна справа чи ні, перед тим як братися до неї, треба відповісти на два питання:

1. Чи можу я впливати на термін виконання справи?
2. Як ця справа впливає на досягнення стратегічної цілі?

На основі відповіді вибираємо один із варіантів:

1) розпочинаємо справу негайно;
2) плануємо час для її виконання;
3) вирішуємо, чи ми її взагалі виконуватимемо.

«
Установлення пріоритетів

Установлення пріоритетів полягає в тому, що за допомогою літер А, Б, В завдання поділяють на три категорії відповідно до їх значимості: найважливіші (категорія А), важливі (категорія Б) і найменш важливі (категорія В).

Група А

Високий ступінь пріоритетності — і термінове, і важливе завдання. Це саме ті 20%, що дадуть 80% результату. Ця група основна й потребує підвищеної уваги. Ці завдання слід виконувати самостійно та не зволікаючи.

Група Б

Середній ступінь пріоритетності — або термінова, або важлива справа. Завдання цієї групи виконуються в другу чергу або можуть делегуватися, оскільки мають лише один критерій. Або ми можемо вплинути на термін, або це завдання не просуває нас до стратегічної мети.

Група В

Низький ступінь пріоритетності — найменш термінові, найменш важливі завдання. Якщо ви не виконаєте ці завдання протягом тижня, це ніяк не вплине на вашу результативність.

Варто скласти список усіх майбутніх завдань, систематизувавши їх за ступенем важливості й установивши черговість.

«
Прискорення аналізу справ

Прискорення аналізу справ за принципом Ейзенхауера є простим допоміжним засобом у випадках, коли необхідно вирішити, якому завданню слід віддати перевагу.

Дуайт Девід Ейзенхауер, американський військовий і державний діяч, тридцять четвертий президент США, один із головних американських воєначальників другої світової війни, генерал армії США, винайшов спосіб, що допомагає зосереджуватися на головному й ефективно досягати мети.

В основі цього способу лежать ті ж самі два критерії — терміновість і важливість.

Справи поділяють на чотири групи:

Неважливі і нетермінові справи зазвичай приємно, легко і цікаво виконувати, тому з них починають робочий день, витрачаючи при цьому найпродуктивніші робочі години.

  • важливі і термінові справи, що необхідно виконувати самому;
  • важливі і нетермінові справи, які необов’язково виконувати одразу, але обов’язково — самостійно, бо вони наближають до поставленої мети;
  • неважливі і термінові справи, які варто делегувати;
  • неважливі і нетермінові справи, які можна виконати коли завгодно.

Візьміть за приклад свій типовий робочий день. Спробуйте віднести кожну справу чи завдання, які виконуєте протягом дня, до одного з квадрантів. Підрахуйте приблизну кількість часу, що ви проводите в кожному з квадрантів. У вас визначиться квадрант-лідер, в якому ви проводите більшість часу. Робіть висновки самі.

Отже, щоб зосереджуватися на виконанні важливих справ, оминаючи увагою неважливі, керівнику навчального закладу корисно:

  • всі справи одного з минулих днів розподілити за матрицею Ейзенхауера (див. Додаток 1);
  • виділити яскравим кольором неважливі справи, виконання яких зайняло більшу частину робочого часу;
  • згадати, які важливі і нетермінові справи довелося відкласти заради неважливих справ, та проаналізувати наслідки відкладання цих справ;
  • визначити можливі втрати від невиконання термінових неважливих справ;
  • зробити висновки;
  • запланувати на майбутні дні відповідні дії.
«
Планування резервного часу

Специфіка роботи керівника навчального закладу в тому, що частину свого робочого часу він проводить не на робочому місці. Тому, плануючи робочий день, варто залишати частину часу(40%) як резерв для спілкування з неочікуваними відвідувачами, для телефонних розмов, розв’язання несподіваних проблем чи на випадок недооцінки тривалості виконання запланованих справ. Отже, найкраще складати План лише на певну частину робочого часу (на 60%).

Також можна планувати резервний час за співвідношенням 60:20:20 (за Лотаром Зайвертом). За таким співвідношенням 60% робочого часу припадає на виконання основних завдань та функцій, 20% — на творчість та самоорганізацію, ще 20% — на виконання незапланованих завдань, розв’язання проблемних ситуацій.

«
Метод «Альп»

Згідно з методом «Альп» керівник навчального закладу має використовувати близько 10 хв. на складання щоденного плану. Щоб успішно скласти такий план, слід пройти п’ять етапів, що відповідають першим літерам німецького слова-абревіатури ALPEN:

  • складання списку завдань;
  • визначення тривалості виконання кожного завдання;
  • резервування часу;
  • визначення пріоритетних завдань і завдань, які слід доручити іншим;
  • контроль (облік незробленого).
«
Визначення цілей своєї діяльності

Візуально систему Франкліна можна відобразити у вигляді ступінчастої піраміди, яку людина вибудовує відповідно до власних життєвих цінностей та пріоритетів.

Така піраміда має шість поверхів і, відповідно, шість етапів побудови, а саме:

  • визначення життєвих цінностей;
  • визначення життєвої мети;
  • складання генерального плану того, що необхідно для досягнення поставленої на попередньому етапі мети;
  • розроблення довгострокового (на кілька років) плану із зазначенням конкретних цілей та строків їх досягнення;
  • складання короткострокового (на термін від декількох тижнів до декількох місяців) плану;
  • розроблення плану на день.

Отже, система Франкліна дає змогу ефективно управляти часом завдяки чіткому уявленню про мету життя та про цілі своєї діяльності.

Додаток 1

Матриця Ейзенхауера

Зазвичай термінові справи не найважливіші,
а важливі не найтерміновіші.

Д. Ейзенхауер

Квадрант 1
Важливі і термінові справи:
• невідкладні завдання
• справи, що мають точний термін виконання
• відвідування лікаря
Квадрант II
Важливі і нетермінові справи:
• планування нових проектів
• оцінка результатів діяльності
• самоосвіта
• підтримка фізичної форми
Квадрант III
Неважливі і термінові справи:
• наради, збори
• громадська діяльність
• виконання чужих посадових обов’язків
Квадрант IV
Неважливі і нетермінові справи:
• опрацювання деяких листів
• телефонні дзвінки
• перегляд телевізора

Рекомендації щодо роботи з матрицею Ейзенхауера:

  • виконуйте насамперед справи із квадранта І;
  • зверніть увагу на квадрант II, що містить справи, виконання яких забезпечить досягнення успіху;
  • не плутайте важливість із терміновістю (квадрант III);
  • делегуйте виконання справ із квадранта IV: підготуйте список обов’язків, які Ваші співробітники можуть виконувати замість Вас;
  • складайте списки завдань, які треба виконати впродовж дня, розподіливши завдання за важливістю і терміновістю;
  • запишіть ці завдання у матрицю Ейзенхауера;
  • дійте впродовж дня відповідно до запланованого;
  • підготуйте список пріоритетів, віддавши перевагу справам із квадранта II;
  • запам’ятайте, що люди, які прагнуть успіху і досягають його, найменше часу витрачають на виконання справ із квадрантів III і IV.
  •  
Радіо онлайн

Sinoptik

Вхід на сайт

Календар подій
Календар свят і подій. Листівки, вітання та побажання

Пошук

Календар
«  Грудень 2016  »
ПнВтСрЧтПтСбНд
   1234
567891011
12131415161718
19202122232425
262728293031

Архів записів

Copyright MyCorp © 2016Конструктор сайтів - uCoz